Jak rozpoznać proces, który warto zautomatyzować
Praktyczne kryteria pomagające wybrać proces, którego automatyzacja da firmie mierzalną wartość bez niepotrzebnego ryzyka.
Dobry kandydat do automatyzacji nie musi być najbardziej spektakularnym procesem w firmie. Zwykle jest powtarzalny, opiera się na dostępnych danych i zabiera ludziom czas, nie wymagając przy tym ich najważniejszych kompetencji.
Zacznij od kosztu obecnego procesu
Policz liczbę spraw, średni czas obsługi i koszt poprawek. Dodaj opóźnienia oraz sytuacje, w których brak informacji blokuje kolejne osoby. Taki punkt odniesienia pozwala później ocenić rezultat.
Szukaj powtarzalności, nie pełnej przewidywalności
Proces może zawierać wyjątki. Automatyzacja nie musi obsłużyć stu procent przypadków — wartościowe bywa bezpieczne przejęcie prostych spraw i przekazanie niepewnych człowiekowi.
Sprawdź dane i właściciela procesu
Potrzebne są przykłady wejścia, oczekiwany wynik oraz osoba, która potrafi ocenić jakość. Bez właściciela procesu nawet dobry prototyp szybko traci znaczenie.
Ogranicz pierwszy test
Wybierz jedną decyzję albo czynność, zdefiniuj miernik i testuj na reprezentatywnych danych. Dopiero wynik takiego PoC uzasadnia integrację produkcyjną.
Przykład: przypomnienie SMS o terminie
Pracownik codziennie wyszukuje sprawy ze zbliżającym się terminem, kopiuje numer telefonu i wysyła wiadomość. To dobry punkt wyjścia, jeśli termin, odbiorca i warunek wysyłki są już zapisane w systemie.
Zadanie cykliczne wybiera właściwe rekordy, przygotowuje wiadomość z szablonu i przekazuje ją do bramki SMS. Historia wysyłki chroni przed ponownym wysłaniem tego samego przypomnienia. Rekord bez numeru lub z niejednoznacznym statusem trafia na listę do wyjaśnienia. Do samej wysyłki według ustalonych reguł AI nie jest potrzebne.
Zobacz realizację integracji z SMSAPI i SMSEagle.
Proste obliczenie wartości
Jeśli firma obsługuje 200 dokumentów miesięcznie i na każdy poświęca 3 minuty ręcznej pracy, punktem wyjścia jest 10 godzin miesięcznie. To przykład obliczenia, a nie obietnica oszczędności: część czasu nadal zajmą wyjątki i sprawdzanie wyników.
Porównaj koszt obecnej obsługi z kosztem wdrożenia, utrzymania, usług zewnętrznych i pracy pozostającej po automatyzacji. Uwzględnij też wpływ opóźnień i błędów na dalszą obsługę klienta.
Jak wybrać pierwszy zakres
- Jedno zdarzenie rozpoczynające proces.
- Jasne dane wejściowe i oczekiwany rezultat.
- Reguły dla typowego przypadku oraz kolejka wyjątków.
- Jeden właściciel, który potrafi ocenić efekt.
- Pomiar czasu, błędów i kosztu przed wdrożeniem oraz po nim.
Najlepszy pierwszy etap kończy się działającym fragmentem procesu. Zamiast automatyzować całą obsługę klienta, zacznij od jednego przypomnienia, importu lub dokumentu.
Napisz do mnie
Rozważasz automatyzację podobnego procesu?
Opisz krótko sytuację. Wrócę z rekomendacją rozsądnego pierwszego kroku — bez prezentacji sprzedażowej i bez zobowiązań.